Nowe zasady przesyłania faktur elektronicznych

Dotychczasowy stan prawny

Do tej pory resort finansów kategorycznie utrzymywał, że faktury można wysyłać tylko na papierze, a jeśli już e-mailem, to wyłącznie z tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym.

 

Stanowisko takie podparte było obowiązującymi dotychczas przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Tymczasem przedsiębiorcy sprzeciwiali się ponoszeniu kosztów podpisu elektronicznego, czy też znaczków pocztowych i kopert. Prowadziło to do tak absurdalnych sytuacji, jak np. drukowanie faktur z e-maila i składanie ich na pół, by w razie kontroli wyglądały jak wyjęte z koperty. Z kolei fiskus nie miał możliwości ich zakwestionowania, z uwagi na brak obowiązku przechowywania kopert.

 

Wprowadzenie zmian wymusiło ostatecznie przyjęcie dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 44 z 22.07.2010, s. 11).

 

Nowe rozporządzenie

 

W związku z powyższym 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów podpisał nowe rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661).

Określa ono sposób i warunki przesyłania faktur elektronicznych, zasady ich przechowywania, a także tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

 

Nowe rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2011 r. Z tą samą datą utraciło moc poprzednio obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.

Akceptacja odbiorcy faktury

Mając na uwadze zwiększenie konkurencyjności i obniżenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej zrezygnowano, w stosunku do rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., z obligatoryjnego stosowania szczególnych technologii przesyłu elektronicznego faktur. Z nowego rozporządzenia wynika, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga nadal, zgodnie z § 2 rozporządzenia, uprzedniej akceptacji przez odbiorcę faktury.

WAŻNE!

Warunkiem wysłania faktury elektronicznej w danym formacie jest uprzednia akceptacja tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

 

Akceptacja albo jej cofnięcie mogą być dokonywane pisemnie lub elektronicznie.

 

Strony muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić sposób przechowywania faktur zgodny z przepisami.

 

W przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z dotychczasowych wymogów, aby stosować bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI).

WAŻNE!

Akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur wyrażona na podstawie starego rozporządzenia dotyczącego faktur elektronicznych zachowuje swoją ważność.

Utrata prawa do przesyłania faktur elektronicznych

Jeżeli odbiorcafaktury cofnie akceptację, wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej.

Utrata tego uprawnienia następuje od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji.

Jednak ze względu na fakt, że proces przygotowywania danych, ich sprawdzania i w końcu wystawiania faktur może w niektórych firmach, np. ze względu na istotny stopień zautomatyzowania tych czynności, utrudniać lub uniemożliwiać szybkie uwzględnienie cofnięcia akceptacji dla fakturowania elektronicznego, strony mogą postanowić o innym terminie utraty prawa do przesyłania faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji. Termin taki nie może być jednak dłuższy niż 30 dni.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury

WAŻNE!

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury nowe przepisy nakazują rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się fakt, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (wystarczy zatem plik w formacie pdf).

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższykatalog metod, którymi można zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury ma charakter otwarty. Oznacza to, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, a wskazane w rozporządzeniu metody są jedynie przykładem. Jest to istotna zmiana w stosunku do dotychczas obowiązującego stanu prawnego, gdyż poprzednie rozporządzenie ograniczało możliwość zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury do powyżej wymienionych dwóch sposobów.

Należy jednak pamiętać, że ciężar dowodu w zakresie zachowania warunków autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury będzie obciążał podatnika.

Ponadto z przepisów nowego rozporzadzenia nie wynika, jak można uzyskać pewność co do tożsamości wystawcy faktury (oprócz bezpiecznego podpisu i systemu EDI). Nie ma pewności np., czy wystarczy e-mail ze znanego już wcześniej adresu kontrahenta.

 

Kilka faktur w formie leketronicznej

Jeżeli temu samemu odbiorcy przesyłane jest jednocześnie kilka faktur w formie elektronicznej, to dane wspólne dla poszczególnych faktur mogązostaćpodane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Ma to służyć uproszczeniu i ułatwieniu obrotu fakturami przesyłanymi w formie elektronicznej.

 

Przechowywanie faktur elektronicznych

 

W rozporządzeniu określono także zasady przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną w sposób analogiczny, jak w przypadku faktur przesłanych w formie papierowej.

Faktury przesłane drogą elektroniczną mają być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Z rozporządzenia wynika, iż sposób przechowywania e-faktur jest dowolny. Powinien jednak zapewniać autentycznośćpochodzenia, integralnośćtreści oraz czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, sposób przechowywania powinien także zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem kontroli.

 

WAŻNE!

Faktury przesłane drogąelektroniczną sąprzechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentycznośćpochodzenia, integralnośćtreści i czytelnośćtych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2. łatwe ich odszukanie,
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Co więcej, faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być również przechowywane w formie elektronicznej na zagranicznych serwerach poza terytorium Polski. Warunkiem jest jednak zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Ma to na celu umożliwienie podatnikom przechowywania faktur w dowolnym państwie członkowskim nie pozbawiając jednak organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej łatwego i szybkiego dostępu do tych faktur.

Udostępnianie e-faktur organom podtkowym i organom kontroli skarbowej

Nowe rozporządzenie określa także tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych w formie elektronicznej i przechowywanych w tej formie.

WAŻNE!

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie należy udostępnić organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dotyczy to czynności sprawdzających i postępowania kontrolnego.

Obowiązek ten został wprowadzony ze względu na fakt, że rozporządzenie pozostawia podatnikom dowolność wyboru formatu, w jakim elektronicznie przesyłają faktury a ewentualna wielość stosowanych formatów mogłaby znacznie wydłużyć czas kontroli u podatnika.

Nowe rozporządzenie dotyczące faktur elektronicznych zostało skorelowane ze zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Wygląda na to, że nowe przepisy przyczynią się do znacznego uproszczenia obrotu fakturami, a faktury elektroniczne staną się realną alternatywą dla faktur papierowych.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119)
• Uzasadnienie do projektu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej