Stroną umowy musi być pracownik
Stroną umowy o zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, może być jedynie pracodawca i pracownik. Pracownikiem w rozumieniu art. 2 kodeksu pracy jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast w myśl art. 3 kodeksu pracy jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Z powyższego wynika, że umowa o używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy nie może zostać zawarta z osobami, które nie mają zawartej umowy o pracę.
Należy jednak pamiętać, że zgodnie z treścią art. 22 § 11 k.p. stwierdzający, że zatrudnienie w warunkach, w których pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem, jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
Pracownik musi mieć umowę z pracodawcą
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w wymienionym Rozporządzeniu. Natomiast zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Jazdy lokalne rozliczne są jako ryczałt
Zgodnie z przepisami przedmiotowego Rozporządzenia zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, ustala pracodawca, przy czym ustalony jest on w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie może przekroczyć co do zasady
1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Powyższe limity dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1 500 km, a dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3 000 km.
Przekroczenie ustalonego limitu
Przekroczenie ustalonych limitów nie wyklucza jednak żądania zwrotu kosztów realnie poniesionych. Stanowisko takie potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 05.12.2006 roku sygn. akt II PK 94/06, który stwierdził, że ustalony przez strony umowy o pracę ryczałt z tytułu używania własnego samochodu do przejazdów służbowych nie wyklucza żądania zwrotu kosztów realnie poniesionych.
Przedmiotowa umowa cywilnoprawna, która zostaje zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem musi zatem być zgodna z zasadami wskazanymi w powyższym Rozporządzeniu. Umowa cywilnoprawna, która nie odpowiada warunkom Rozporządzenia nie będzie mogła być uznana za umowę zgodną z treścią art. 34a ustawy z 06.09.2001 r. o transporcie drogowym, z dalej idącymi konsekwencjami.
Samochód musi być własnością pracownika
Należy zaznaczyć, że pracownik może zawrzeć umowę cywilnoprawną, która dotyczy używania przez niego do celów służbowych samochodu osobowego, motocykla i motoroweru, które nie są własnością pracodawcy. Z przepisów tych nie wynika zatem konieczność aby udostępniane przez pracownika pojazdy stanowiły jego własność lub współwłasność. Zasadniczo wydaje się, że wystarczy aby pracownik posiadał jakiś tytuł prawny do takiego pojazdu, gdyż trudno sobie wyobrazić sytuację aby pracownik korzystał z pojazdu nie posiadając żadnego tytułu. Oczywiście najczęściej pojazd taki będzie stanowił własność pracownika lub współwłasność. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie aby tytuł własności do takiego pojazdu należał do innej osoby fizycznej lub prawnej. Pracownik może pożyczyć pojazd lub korzystać z niego jako leasingobiorca, co nie wyklucza możliwości zawarcia stosownej umowy z pracodawcą. Jednakże to czy pojazd stanowi własność pracownika lub innej osoby powoduje różne skutki podatkowe w zakresie opodatkowania otrzymanego ryczałtu.
Zwrot kosztów jest zwolniony z podatku dochodowego ale tylko w jazdach lokalnych
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.
Z powyższego przepisu wynika, że aby otrzymany przez pracownika na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy ryczałt za jazdy lokalne był zwolniony z podatku dochodowego muszą zostać spełnione następujące warunki:
1. pojazd stanowi własność pracownika,
2. używanie pojazdu nastąpiło dla potrzeb zakładu pracy,
3. została zawarta umowa pomiędzy pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu o treści zgodnej z przepisami Rozporządzenia,
4. nastąpiło złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu,
5. ustalony przez pracodawcę ryczałt mieści się w ustalonych w przepisach Rozporządzenia granicach.
Jarosław Olejarz
Radca prawny
