W zakresie warunków uczestnictwa w przetargu dokumentacji przetargowej zamieścić należy wymagania dotyczącej złożenia oferty w miejscu, formie, trybie oraz terminie określonych w dokumentacji przetargowej, nabycia dokumentacji przetargowej i uiszczenia opłaty za jej udostępnienie oraz podania adresu właściwego do doręczeń. W zakresie wymagań, jakim powinna odpowiadać oferta w dokumentacji przetargowej trzeba zamieścić opis sposoby przygotowania oferty określenie zawartości oferty. Jeśli chodzi o określenie zawartości oferty to są to m.in. dokumenty potwierdzające formę prawną uczestnika przetargu – w tym aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz dokumenty potwierdzające wiarygodność finansową uczestnika przetargu – w tym sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata wykonywanej przez uczestnika przetargu działalności gospodarczej, a w przypadku, gdy działalność ta wykonywana jest w okresie krótszym niż 3 lata – za okres jej wykonywania. Do tego zalicza się również potwierdzenie uiszczenia opłaty za udostępnienie dokumentacji przetargowej, wstępne studium wykonalności inwestycji, informacje o planowanych działaniach i kosztach związanych z ochroną środowiska oraz informacje o kwalifikacjach osób odpowiedzialnych za realizację przedsięwzięcia, w tym członków organów zarządzających i nadzorczych podmiotów oraz głównych ekspertów uczestniczących w przetargu, poprzez przedstawienie ich życiorysów zawodowych i uprawnień zawodowych. Wstępne studium wykonalności musi zawierać określenie przyszłych warunków wykonywania działalności gospodarczej, której dotyczy przetarg, harmonogram robót budowlanych, z uwzględnieniem terminów opracowania projektu budowlanego, rozpoczęcia i zakończenia budowy oraz terminów realizacji poszczególnych obiektów budowlanych oraz informacje o przewidzianych do zastosowania rozwiązaniach technicznych, technologicznych oraz materiałowych oraz wykaz niezbędnych pozwoleń i zezwoleń wraz z harmonogramem ich uzyskania.
Uczestnik przetargu, który nabył dokumentację przetargową, może, nie później niż na 30 dni przed upływem terminu złożenia ofert, zwrócić się do Prezesa URE z zapytaniem na piśmie o wyjaśnienie jej treści. Prezes URE niezwłocznie musi przekazać treść zapytania z wyjaśnieniem, bez ujawniania źródła zapytania, uczestnikom przetargu, którzy nabyli dokumentację przetargową oraz podali adres właściwy do doręczeń. Wyjaśnienie Toma charakter wiążący dla uczestników przetargu. Treść zapytania z wyjaśnieniem podlega ogłoszeniu na stronie internetowej Urzędu Regulacji Energetyki. Zapytanie złożone po terminie pozostawione zostanie bez odpowiedzi. Otwarcie ofert następuje w miejscu i terminie określonych w dokumentacji przetargowej.
Zgodnie z art. 6 rozporządzenia przetarg musi zostać przeprowadzony w dwóch etapach. Pierwszy etap obejmuje sprawdzenie, czy oferta została złożona w miejscu, formie, trybie i terminie określonych w dokumentacji przetargowej oraz czy uiszczono opłatę za udostępnienie dokumentacji przetargowej. Dodatkowo w tym etapie sprawdzone zostaje, czy uczestnik przetargu spełnia warunki określone w ogłoszeniu o przetargu i dokumentacji przetargowej, a także czy oferta jest zgodna z wymaganiami określonymi w dokumentacji przetargowej w zakresie kompletności oferty oraz jej prawidłowości pod względem formalnym. Do drugiego etapu kwalifikują się oferty, które spełniają warunki i wymagania określone w pierwszym etapie. W drugim etapie następuje ocena ofert na podstawie poszczególnych kryteriów określonych przez Prezesa URE w dokumentacji przetargowej, przyznanie każdej z oferty liczby punktów w oparciu o poszczególne kryteria, kryteria także wskazanie ofert, które uzyskały minimum kwalifikacyjne. Ocena oferty stanowi sumę punktów uzyskanych w zakresie każdego z kryteriów oceny ofert w drugim etapie. W przypadku, gdy dwie oferty uzyskają lub więcej ofert uzyska jednakową liczbę punktów, o wyborze oferty decydują dodatkowe kryteria. Do tych kryteriów należą: cena energii elektrycznej, która będzie wytworzona w nowych mocach wytwórczych, oszczędności wynikające z realizacji przedsięwzięć zmniejszających zapotrzebowanie na energię elektryczną, okres realizacji inwestycji, a także wysokość nakładów na realizację inwestycji i okres zwrotu nakładów inwestycyjnych.
Obowiązkiem Prezesa URE jest powołanie – przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert – komisji przetargowej do przeprowadzenia przetargu. Komisja składa się z 6 do 9 osób wyznaczonych przez Prezesa URE spośród osób posiadających wiedzę i doświadczenie niezbędne do przeprowadzenia przetargu. Z oczywistego względy członkami komisji nie mogą być osoby, które pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z uczestnikiem przetargu, jego następcą prawnym lub członkami organów zarządzających i nadzorczych podmiotów będących uczestnikami przetargu. Regulacja zabrania również, aby członkiem komisji były osoby, które w ciągu trzech lat do daty ogłoszenia przetargu pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z uczestnikiem przetargu lub były członkami organów zarządzających i nadzorczych podmiotów uczestniczących w przetargu, bądź pozostają z uczestnikiem przetargu, jego następcą prawnym lub członkami organów zarządzających i nadzorczych podmiotów uczestniczących w przetargu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności. Członkowie komisji muszą złożyć pisemne zobowiązanie do nieujawniania informacji uzyskanych w związku z pracami komisji. Na pierwszym posiedzeniu komisja wybiera ze swego grona przewodniczącego, zastępcę przewodniczącego i sekretarza komisji oraz ustala porządek prac komisji i dokonuje podziału zadań pomiędzy jej członków. Prezes URE zatwierdza uchwalony przez komisję regulamin pracy w terminie 3 dni od dnia jego przekazania. Regulamin określa zadania przewodniczącego komisji, organizację, tryb zwoływania i odbywania posiedzeń komisji oraz sposób zapewnienia poufności jej pracy.
Głównym zadaniem Komisji jest sporządzane protokołu z przeprowadzonego przetargu. Powinien on zawierać w szczególności: oznaczenie czasu i miejsca przeprowadzenia każdego etapu badania ofert, imiona i nazwiska członków komisji, ze wskazaniem czynności, w których brali udział, wykaz nazw i adresów uczestników przetargu oraz liczbę złożonych ofert oraz wykaz ofert poddanych sprawdzeniu w etapie pierwszym i oznaczenie ofert zakwalifikowanych do etapu drugiego oraz niezakwalifikowanych, z podaniem przyczyn ich niezakwalifikowania. Dodatkowo w protokole powinna się znaleźć liczba punktów przyznanych każdej ofercie w drugim etapie, osobno dla każdego kryterium, szczegółowe uzasadnienie ocen dokonywanych w postępowaniu przetargowym, w tym rozstrzygnięcia dotyczące uzyskania minimum kwalifikacyjnego oraz ustalenie kolejności ofert wraz z oceną punktową i uzasadnieniem, a także ustalenie kolejności ofert wraz z oceną punktową i uzasadnieniem, wskazanie wybranej oferty albo wskazanie przyczyn uzasadniających uznanie przetargu za nierozstrzygnięty i podpisy wszystkich członków komisji, a w przypadku braku podpisu – wzmiankę o przyczynie braku podpisu. Dokumentacja przeprowadzonego przetargu stanowi załącznik do protokołu. Komisja musi niezwłocznie przekazać Prezesowi URE protokół przeprowadzonego przetargu. Protokół wraz z załączoną dokumentacją przeprowadzonego przetargu można udostępnić do wglądu uczestnikom przetargu na ich wniosek, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji prawnie chronionych. Ponadto do zadań Prezesa URE jest – po zakończeniu przetargu – niezwłoczne zawiadomienie na piśmie uczestników przetargu o jego wyniku.
