Zgodnie z regulacja Kodeksu postępowania administracyjnego, katalog świadków nie został wprost określony przez polskiego ustawodawcę. w związku z tym należałoby przyjąć, iż świadkiem może być każdy człowiek. Już w tym miejscu trzeba wyraźnie podkreślić, że obowiązek występowania w postępowaniu jako świadek obejmuje obowiązek stawienia się na wezwanie organu orzekającego, złożenia przyrzeczenia i zeznań. Nie trzeba przy tym dodawać, że takie zeznania muszą być zgodne z prawdą.
Z drugiej strony musimy pamiętać o przepisie, który wyłącza możliwość występowania w takiej roli – chodzi oczywiście o art. 82 KPA. Jak stanowi treść powyższej regulacji, świadkami nie mogą być:
- osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń;
- osoby obowiązane do zachowania w tajemnicy informacji niejawnych na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały w trybie określonym obowiązującymi przepisami zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy;
- duchowni co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.
Powyższy katalog jest bezwzględnie obowiązujący, a to oznacza że wola stron toczącego się postępowania, a nawet potencjalnych świadków nie ma najmniejszego znaczenia. Tym samym chęć i zgoda takich osób nie wystarczą, by ktoś, kto nie może być świadkiem mógł występować w takiej roli – nawet za zgodą właściwego organu administracyjnego.
Świadkowie utożsamiani są ze składanymi zeznaniami. Występując w tej roli dana osoba ma obowiązek podzielić się wiedzą z danym organem na temat okoliczności sprawy będącej w toku, na którą to została wezwana w takim charakterze. Prawo zna jednak wyjątek od tej zasady, toteż świadkowie nie zawsze muszą składać zeznania. Jak stanowi art. 83 KPA, nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadka, z wyjątkiem małżonka strony, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub bliskich wymienionych powyżej na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej. Przed odebraniem zeznania organ administracji publicznej uprzedza świadka o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz o odpowiedzialności za fałszywe zeznania. O powyższym wyjątku świadek musi być pouczony – nie oznacza to jednak konieczności skorzystania przez niego z tego uprawnienia. W ostateczności zatem dana osoba, choć może skorzystać z odmowy składania zeznań lub odpowiedzi na zadane pytanie, sama decyduje czy chce zastosować przepis z art. 83 KPA. Innymi słowy, świadek w takiej sytuacji może składać zeznania, jeśli tylko tak postanowi.
