Przez umowę spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysyłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem.
Spedytor świadcząc usługi spedycyjne może występować w imieniu własnym lub dającego zlecenie. W pierwszym przypadku działa jako zastępca pośredni, w drugim jako zastępca bezpośredni. Umowa spedycji jest umową nazwaną, wzajemną i odpłatną. Dochodzi ona do skutku przez złożenie zgodnych oświadczeń woli stron a do jej skuteczności nie wymaga się przekazania przesyłki. Umowa ta może być zawarta w dowolnej formie. Dokumentem, na podstawie którego spedytor wykonuje zleconą mu czynność jest zlecenie spedycyjne. Powinno ono określać zakres zleconej usługi, rodzaj i właściwości przesyłki, znak i numery poszczególnych sztuk, liczbę, ciężar, wymiary i inne dane towaru oraz dokumenty potrzebne do prawidłowego wykonania zlecenia.
Typowymi usługami świadczonymi przez spedytora są w szczególności:
- poradnictwo spedycyjne (dotyczące drogi przewozu, opakowania, oznakowania i kompletowania ładunku),
- zorganizowanie dostawy towaru do miejsca załadunku na główny środek transportu,
- zawieranie umów z przewoźnikami oraz innymi przedsiębiorstwami biorącymi udział w usłudze przemieszczania ładunku,
- sporządzanie i kompletowanie dokumentów,
- ubezpieczenie towarów (na zlecenie zleceniodawcy),
- organizowanie odprawy celnej,
- monitorowanie spraw związanych z załadunkiem, przeładunkiem oraz przewozem towarów,
- opracowywanie koncepcji przewozu w odniesieniu do towarów specjalnych.
Świadczeniem zlecającego jest zapłata wynagrodzenia w zamian za uzyskaną usługę spedycyjną. Jest to tzw. prowizja. Nie zawsze jednak należna spedytorowi prowizja jest jedynym składnikiem jego wynagrodzenia. Zapłata za niektóre dodatkowe usługi spedytora obejmuje wynagrodzenie ustalane w sposób odmienny od prowizyjnego.
Stronami umowy spedycji są spedytor i dający zlecenie.
Spedytor to osoba, która wysyła lub odbiera przesyłkę. Istotnym jest, że musi być on przedsiębiorcą a więc osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej prowadzącą we własnym imieniu działalność gospodarczą. W konsekwencji, nie może być uznana za spedycję okazjonalnie świadczona usługa wysłania przesyłki, jeżeli świadczy ją osoba nieprowadząca przedsiębiorstwa spedycyjnego. Natomiast dający zlecenie to osoba która zleca nadanie przesyłki a ponadto płaci spedytorowi wynagrodzenie. Może to być każda osoba fizyczna lub prawna. Dającym zlecenie może być również spedytor a ma to miejsce wówczas, gdy spedytor (główny) przy wykonywaniu zlecenia spedycyjnego posłuży się innym spedytorem (spedytor dalszy, spedytor pośredni, spedytor zastępczy).
Obowiązkiem przedsiębiorcy świadczącego usługi spedycyjne jest czuwanie nad prawidłowym obliczaniem sum z tytułu przewoźnego, cła, składek ubezpieczeniowych, opłat za czynności przeładunkowe, składowego, opłat skarbowych od dokumentów przewozowych, prowizji dalszych spedytorów itp.
Jeżeli spedytor stwierdzi, że wymienione należności zostały wyliczone nieprawidłowo i sumy pobrane od dającego zlecenie są nienależne, powinien podjąć odpowiednie czynności zmierzające do uzyskania zwrotu sum nienależnie pobranych. Jest on również zobowiązany do podjęcia czynności potrzebnych do zabezpieczenia praw dającego zlecenie lub osoby przez niego wskazanej względem przewoźnika lub innego spedytora. Spedytor przy wykonaniu zlecenia może się posłużyć innymi osobami i w tym przypadku jego odpowiedzialność jest ograniczona do winy w wyborze. Nie poniesie więc odpowiedzialności, jeżeli wykaże, iż dołożył należytej staranności przy wyborze przewoźników i dalszych spedytorów, tzn. powierzył wykonanie usługi takim przewoźnikom i dalszym spedytorom, którzy z uwagi na ich profesjonalizm zasługiwali na zaufanie.
Dający zlecenie może w zawartej umowie spedycji zastrzec, że spedytor wykonując zlecenie spedycyjne nie powierzy wykonania usług związanych z tym zleceniem określonym przewoźnikom lub dalszym spedytorom. Naruszenie tego zastrzeżenia powoduje, że nawet właściwy wybór przewoźników i dalszych spedytorów a więc brak winy w wyborze, nie uwolni spedytora od odpowiedzialności za szkodę poniesioną przez dającego zlecenie. Za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki przedsiębiorca świadczący usługi spedycyjne odpowiada do zwykłej wartości przesyłki, chyba że szkoda wynikła z winy umyślnej lub jego rażącego niedbalstwa. Nie odpowiada on za ubytki w przesyłce do granic określonych we właściwych przepisach albo zwyczajowo przyjętych. Za utratę, ubytek lub uszkodzenie pieniędzy, kosztowności, papierów wartościowych albo rzeczy szczególnie cennych spedytor ponosi odpowiedzialność tylko wówczas, gdy właściwości przesyłki były podane mu przy zawarciu umowy, o ile szkoda nie wynikła z jego winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Dla zabezpieczenia roszczeń wynikłych ze zleceń spedycji przysługuje spedytorowi ustawowe prawo zastawu na przesyłce, dopóki przesyłka znajduje się u niego lub u osoby, która ją dzierży w jego imieniu, albo dopóki może nią rozporządzać za pomocą dokumentów. Oznacza to, że może on nie wydać przesyłki odbiorcy do czasu, aż dający zlecenie nie zapłaci wszystkich niezbędnych opłat.
Roszczenia z umowy spedycji przedawniają się po upływie jednego roku.
Termin ten obejmuje wszystkie roszczenia wynikające z umowy spedycji a więc zarówno roszczenia przeciwko spedytorowi, jak i przeciwko dającemu zlecenie. W przypadku roszczeń wynikających z uszkodzenia przesyłki termin ten jest liczony od dnia dostarczenia przesyłki a roszczeń wynikających z całkowitej utraty przesyłki lub jej dostarczenia z opóźnieniem – od dnia kiedy przesyłka miała być doręczona. We wszystkich innych sprawach termin ten biegnie od dnia kiedy wykonano umowę. Roszczenia, które przysługują spedytorowi przeciwko przewoźnikom i innym spedytorom, którymi posługiwał się przy przewozie przesyłki, przedawniają się z upływem sześciu miesięcy od dnia, kiedy naprawił szkodę, albo od dnia, kiedy wytoczono przeciwko niemu powództwo.
