Akt notarialny należy bezwzględnie spisać w przypadku dokonywania czynności związanych z obrotem nieruchomościami (na przykład przy sprzedaży, zamianie lub darowiźnie domu, gruntu, mieszkania lub innej nieruchomości), oświadczenia woli osoby nie mogącej czytać, zbycia spadku, zrzeczenia się dziedziczenia spadkobiercy ustawowego z przyszłym spadkodawcą i intercyzy. Zgodnie z prawem dotyczącym spółek handlowych, w formie aktu notarialnego spisuje się przede wszystkim umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki partnerskiej i komandytowej, statut spółki akcyjnej, oświadczenia związane z objęciem nowych udziałów lub z przystąpieniem nowego wspólnika do spółki, czynności związane z podwyższeniem kapitału zakładowego. W przypadku nie zachowania formy aktu notarialnego, wyżej wymienione transakcje są z mocy prawa nieważne.
Definicja aktu notarialnego została wprowadzona Ustawą z dnia 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie. Akt notarialny to dokument, który obowiązkowo musi zawierać następujące elementy:
• dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w niektórych przypadkach również godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu,
• miejsce sporządzenia,
• dane dotyczące kancelarii notarialnej i notariusza, osoby wyznaczonej do zastępstwa lub osoby upoważnionej do dokonywania czynności notarialnych,
• dokładne dane dotyczące osób dokonujących transakcji i wszystkich innych obecnych przy sporządzaniu aktu notarialnego,
• oświadczenia stron dokonujących transakcji,
• stwierdzenie na żądanie stron istotnych okoliczności mających miejsce podczas spisywaniu aktu notarialnego,
• stwierdzenie odczytania, przyjęcia i podpisania aktu,
• podpisy osób dokonujących transakcji oraz wszystkich innych obecnych przy sporządzaniu aktu,
• podpis notariusza.
Ponadto w akcie notarialnym notariusz umieszcza adnotację o osobie, która nie potrafi się podpisać oraz dodatkowe informacje, które wynikają z przepisów szczególnych.
Oryginał aktu notarialnego przechowuje w swoich aktach notariusz. Zainteresowanym stronom wydaje się odpis aktu, który jest przedkładany w odpowiednich instytucjach, jako dowód zawarcia transakcji lub złożonego oświadczenia woli (szczególnie w urzędach, bankach i sądach).
