Dokument ten pojawia się najczęściej na wstępnym etapie rozmów handlowych a jego celem jest ułatwienie i usprawnienie procesu negocjacji. Partnerzy handlowi albo określają nim ogólne warunki współpracy na przyszłość lub podsumowują stan swoich dotychczasowych negocjacji dotyczących przyszłej umowy. Listy intencyjne stosuje się często w przypadku złożonych transakcji, takich jak umowy długoterminowe, fuzje, nabycie przedsiębiorstw czy zakup większych partii towarów. W takich bowiem sytuacjach negocjacje zmierzające do zawarcia umowy końcowej trwają przez dłuższy czas i mogą dotyczyć szeregu kwestii wymagających odrębnego omówienia. Bardzo często taki list jest wystosowany tylko przez jedną ze stron, która określa w nim zamiar przystąpienia do danego przedsięwzięcia i kieruje go do innej osoby. Jeżeli druga strona ten zamiar akceptuje odsyła popisaną kopię listu lub odrębne pismo. List intencyjny nie wymaga żadnej konkretnej formy a jego treść uzależniona jest od określonej sytuacji.
Może być więc sformułowany w bardzo ogólny sposób i informować adresata jedynie o zamiarze współpracy w przyszłości, np. poprzez zawarcie konkretnej umowy. Taki list ma zazwyczaj za zadanie zbadanie stanowiska adresata w kwestii ewentualnej współpracy, której chęć powinien wyrazić on w odpowiedzi na list. W przypadku, gdy list intencyjny podsumowuje stan dotychczasowych negocjacji dotyczących przyszłej umowy, nadawca listu zazwyczaj umieszcza w treści listu podpisane przez siebie gotowe ustalenia kontraktu a do odbiorca powinien się do nich ustosunkować.
Zasadniczo dokument ten nie ma charakteru wiążącego strony, ponieważ jedynie przygotowuje do zawarcia końcowej umowy. Tym też różni się od umowy przedwstępnej gdyż, w przeciwieństwie do niej, nie wynikają z niego zobowiązania do zawarcia umowy. Moc prawna listu intencyjnego zależy w głównej mierze od woli stron. Kiedy strony chcą nadać mu moc prawną, powinny wprost określić to w liście zawierając w nim, np. procedurę negocjacji, obowiązki stron, klauzule odszkodowawcze czy kary umowne. Jeżeli zaś umieszczą w nim stwierdzenie, że żadna ze stron nie uważa się za związaną prawnie tym dokumentem, taki list nie rodzi praw dla żadnej ze stron.
W celu ochrony interesów obu stron list intencyjny powinien zobowiązywać strony do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze.
Naruszeniem tej zasady może być opóźnianie negocjacji, celowe przekazywanie drugiej stronie błędnych informacji, czy też podejmowanie rozmów z osobami trzecimi. Ponadto można dodać postanowienie, iż z przypadku zerwania negocjacji strona, która prowadziła je w złej wierze, jest zobowiązana do zwrotu drugiej stronie kosztów związanych z negocjacjami, tj. kosztów doradztwa, podróży, badań lub innych wydatków.
W liście strony mogą również zamieścić postanowienia dotyczące wyłączności negocjacji. Na ich podstawie strony zobowiązują się nie prowadzić równoległych negocjacji lub rozmów z innymi zainteresowanymi podmiotami na temat transakcji objętej listem intencyjnym. Ewentualne naruszenie takiego zobowiązania może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą lub obowiązkiem zapłaty kary umownej, jeżeli taka została zastrzeżona w liście.
List intencyjny może także zawierać postanowienie o zobowiązaniu do zachowania przez strony w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji i dokumentów otrzymanych w trakcie lub w związku z prowadzonymi negocjacjami. Strony mogą ustanowić w liście karę umowną za naruszenie tego zobowiązania. W przypadku ujawnienia informacji poufnych druga strona, która zamierza dochodzić odszkodowania z tego tytułu, nie musi udowadniać przed sądem wysokości poniesionej szkody, gdyż może żądać kwoty określonej w dokumencie jako kara umowna.
