Pozyskanie klienta to dopiero połowa sukcesu. Wielu z nich ma przecież problem z terminowym regulowaniem płatności, przez co jego kontrahenci tracą płynność finansową. Warto, więc jeszcze przed rozpoczęciem współpracy, sprawdzić czy nasz odbiorca jest wypłacalny, tj. czy będzie w stanie uregulować swoje zobowiązania. Pomocne będą tutaj takie działania jak analiza dokumentów finansowych, sprawdzenie opinii o kontrahencie na portalach branżowych, zamówienie raportu w wywiadowni gospodarczej czy całościowa i profesjonalna weryfikacja dokonana przez firmę faktoringową.
Zbieranie dokumentów
W trakcie współpracy z kontrahentami dobrze jest gromadzić wszelką możliwą dokumentację. Wielu przedsiębiorców opiera swoje działania oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń wyłącznie na podstawie podpisanej faktury, która w rzeczywistości informuje jedynie o tym, iż zaistniał obowiązek odprowadzenia podatku VAT. Najlepiej zabezpieczyć się dodatkowo protokołem odbioru towaru, na którym odbiorca potwierdzi ilość i jakość uzyskanego produktu. Protokół oraz faktura powinny być ze sobą spójne. Oprócz tego warto zadbać o czytelność takich formularzy jak CMR czy WZ. Kompletna dokumentacja ułatwi proces ściągania wierzytelności, gdy strony wejdą na drogę sądową – powiedział Grzegorz Pardela z Pragma Faktoring.
Stała obserwacja
Kolejny element ułatwiający podejmowanie stosownych działań w tym zakresie to monitoring należności już po sprzedaży usługi lub produktu. W tym może nam pomóc odpowiednie oprogramowanie, które poinformuje o przeterminowanych fakturach oraz umożliwi przygotowanie raportów. Usługi tego typu oferowane są także przez wyspecjalizowane firmy windykacyjne. Często można połączyć tę usługę z ubezpieczeniem i finansowaniem np. przez współpracę z firmą faktoringową.
Pilnowanie dat
Dobra komunikacja z kontrahentem to podstawa efektywnej i skutecznej współpracy. Jeśli jednak zawodzi, a od terminu wymagalności faktury minęło 30-45 dni, należy wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty. Następnie, jeśli mamy ubezpieczone należności trzeba zgłosić szkodę do ubezpieczyciela wraz ze zgromadzoną dokumentacją.
Zadbajmy o to, aby największy klient firmy miał nie więcej niż 20-30% w portfelu naszych należności. W przypadku nowego zamówienia, które przekracza tę kwotę, warto dodatkowo zweryfikować kontrahenta lub zabezpieczyć transakcję – dodaje Grzegorz Pardela z Pragma Faktoring. Inne wyjście to włączenie ochrony kredytu kupieckiego u faktora lub ubezpieczyciela na wszystkie należności naszego przedsiębiorstwa. Dodatkowo, duże kontrakty realizowane dla stałych odbiorców, ale z niską marżą, niosą ze sobą ryzyko opóźnień, które dodatkowo zmniejszą nasz przychód i pogorszą płynność. Dobrze jest zastanowić się, czy takie przedsięwzięcie w ogóle będzie opłacalne. Warto też wcześniej zdobyć środki na jego realizację. Zdrowe podejście do kontrahenta zakłada, że skoro wywiązujemy się z warunków umowy, mamy pełne prawo oczekiwać tego samego od drugiej strony. Jeśli termin wymagalności faktury minął, nasz kontrahent przestaje być naszym partnerem i już z samej definicji staje się dłużnikiem.
Kompleksowe podejście do zarządzania wierzytelnościami przedsiębiorstwa zakłada przede wszystkim dbałość o wyedukowanie własnych pracowników w tym zakresie. Niezależnie czy będzie to dział sprzedaży – odpowiedni dobór kontrahentów i ich weryfikacja, logistyki – rzetelność w dostawach i dobre udokumentowanie samego procesu dostawy czy dziale finansów – odpowiednia kontrola spłat, monitoring i należyte dochowanie staranności w dochodzeniu swoich należności. Planując relacje z odbiorcami naszych usług czy towarów, warto mieć na uwadze, że najczęstszym powodem zakończenia działalności firm jest utrata płynności, do której dochodzi z tytułu nieściągalnych należności.Lepiej zawczasu zastosować odpowiednio dobrane narzędzia, aby uchronić firmę przed czarnym scenariuszem.
***
Pragma Faktoring S.A. (dawna Grupa Finansowa Premium S.A.) to niezależna od banku instytucja finansowa, obecna na rynku od 1996 roku. Od tego czasu ugruntowała swoją pozycję na krajowym rynku usług faktoringu. Grupa Finansowa Premium w 2007 roku Spółka zadebiutowała na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Od stycznia 2011 roku akcjonariuszem większościowym Spółki jest Pragma Inkaso SA. Dwa miesiące później nastąpiła oficjalna zmiana nazwy z Grupa Finansowa Premium SA na Pragma Faktoring SA. Spółka w swojej ofercie posiada rozwiązania faktoringowe, w tym faktoring klasyczny, eksportowy i uproszczony. Niestosowanie bankowych standardów zdolności kredytowej skutkuje większą dostępnością produktów finansowych. Spółka posiada ofertę bardzo przyjazną sektorowi MSP. Dostępność, wymogi dokumentacyjne oraz procedury są dostosowane do oczekiwań i możliwości małych i średnich przedsiębiorstw.
