Zgodnie z treścią art. 1161 Kodeksu postępowania cywilnego, poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego wymaga umowy stron, w której należy wskazać przedmiot sporu lub stosunek prawny, z którego spór wyniknął lub może wyniknąć (jest to właśnie zapis na sąd polubowny). Bezskuteczne są postanowienia zapisu na sąd polubowny naruszające zasadę równości stron, w szczególności uprawniające tylko jedną stronę do wytoczenia powództwa przed sądem polubownym przewidzianym w zapisie albo przed sądem. Zapis na sąd polubowny może wskazywać stały sąd polubowny jako właściwy do rozstrzygnięcia sporu. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, wiąże je regulamin stałego sądu polubownego obowiązujący w dacie zawarcia zapisu na sąd polubowny.
Z powyższego wynika zatem, że możliwość polubownego rozstrzygania sporów zależy wyłącznie od stron konkretnej umowy. Zapis na sąd polubowny może przy tym istnieć w pierwotnie wiążącym zobowiązaniu umownym, jak i w odrębnej umowie, łączącej oczywiście te same strony określonego stosunku cywilnoprawnego. Art. 1162 KPC stanowi, że zapis na sąd polubowny powinien być sporządzony na piśmie. Wymaganie dotyczące formy zapisu na sąd polubowny jest spełnione także wtedy, gdy zapis zamieszczony został w wymienionych między stronami pismach lub oświadczeniach złożonych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, które pozwalają utrwalić ich treść. Powołanie się w umowie na dokument zawierający postanowienie o poddaniu sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego spełnia wymagania dotyczące formy zapisu na sąd polubowny, jeżeli umowa ta jest sporządzona na piśmie, a to powołanie się jest tego rodzaju, że czyni zapis częścią składową umowy.
Zachowanie pisemnej formy zapisu na sąd polubowny zwykle wiąże się ze sporządzeniem przez strony dokumentu zawierającego oświadczenie dotyczące poddania sporu z określonego stosunku prawnego pod rozstrzygnięcie sądu polubownego, który został wskazany w jego treści, zgodnie z art. 78 § 1 KC. Zapis na sąd polubowny może stanowić klauzulę zawartą wśród postanowień pisemnej umowy prawa cywilnego materialnego, która została podpisana przez obie strony. Wykładnia powołanego przepisu nie wyklucza jednak możliwości technicznego rozdzielenia poszczególnych części oświadczeń składających się na skutecznie dokonaną czynność prawną, wymaga natomiast, aby zachowana została merytoryczna tożsamość oświadczeń.
W praktyce klauzula wyrażająca chęć poddania ewentualnych sporów umownych pod sądownictwo polubowne może przybierać różną treść. Decydująca jest tu oczywiście wola stron zaciągających określone zobowiązanie. Dla przykładu treść przedmiotowego zapisu może brzmieć „Strony oświadczają, że wszelkie ewentualne spory wynikające z realizacji niniejszej umowy poddane będą w pierwszej kolejności do rozpatrzenia Sądowi Polubownemu w (……..). Strony godzą się na poddanie w trakcie rozpoznawania sprawy przez Sąd Polubowny trybowi postępowania przewidzianemu w Regulaminie Wewnętrznym tego Sądu”. Niezależnie jednak o treści takiej klauzuli, zapis na sąd polubowny musi być bardzo precyzyjny. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z dnia 17 października 2012 r. (sygn. akt I CSK 119/12), zapis na sąd polubowny w dostateczny sposób identyfikuje stosunek prawny, z którego wynikł spór, jeśli wskazuje, że dotyczy wszelkich roszczeń związanych z dotychczasową współpracą stron prowadzoną na podstawie określonych umów zawartych przez strony, co obejmuje także roszczenia w związku z dopuszczeniem się czynu nieuczciwej konkurencji. Umowa zawierająca zapis na sąd polubowny może podlegać ocenie także według przepisów Kodeksu cywilnego, w tym, według kryteriów zawartych w art. 58 § 2 KC. Nie można jednak przyjąć, aby sprzecznym z zasadami współżycia społecznego było przekazanie sądowi polubownemu do rozstrzygnięcia przyszłego sporu, spowodowane brakiem akceptacji przez stronę bądź strony umowy zawierającej zapis na sąd polubowny nurtu orzecznictwa sądów powszechnych dotyczącego sposobu rozstrzygania określonych rodzajów sporów oraz motywowane nadzieją na inny rezultat jego rozstrzygnięcia przed sądem polubownym.
