Podstawę prawną wystawiania faktur oraz ich przesyłania w wersji elektronicznej stanowią przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz.U. Nr 133, poz. 1119). Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 113 i Nr 90, poz. 756).
Rozporządzenie szczegółowo określa sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Podstawowym warunkiem aby móc wystawiać faktury i przesyłać w postaci elektronicznej jest uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej stosuje się odpowiednie zasady jak przy wystawianiu i przesyłaniu faktur w formie elektronicznej. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.
Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
-
bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
-
poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Ustawodawca dopuszcza zatem dwie formy, przy których mogą być wystawiane i przesyłane faktury, tj. muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wystawiane są poprzez wymianę danych (EDI).
Pierwszą możliwością jest zatem stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, który zgodnie z definicją ustawową jest podpisem elektroniczny, który:
-
jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
-
jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
-
jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna,
Drugą możliwością zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur jest podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych (EDI). Elektroniczna wymiana danych (EDI) polega na wymianie standardowo sformatowanych komunikatów między systemami informatycznymi partnerów handlowych przy minimalnej interwencji człowieka. Standardem takim obecnie szeroko stosowanym jest np. UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), opracowany i rozwijany pod auspicjami ONZ. Standard ten obejmuje zasady składni, wytyczne i wielopoziomowy system katalogów, które nazywamy Bazą Normatywną EDIFACT. Podstawową normą UN/EDIFACT są zasady składni, które zostały przyjęte także przez Międzynarodową Organizację Standardów ISO jako norma ISO 9735.CEN (Europejski Komitet Normalizacji) przyjął ją jako normę europejską EN 29735. Norma ta została ustanowiona przez Polski Komitet Normalizacji Miar i Jakości jako Polska Norma PN-T-20091:1992 Elektroniczna Wymiana Danych dla Administracji, Handlu i Transportu (EDIFACT) — Zasady składni dla warstwy zastosowań. Zgodnie z zasadami składni opracowywane są struktury standardowych komunikatów, które są przeważnie odpowiednikami tradycyjnych (papierowych) dokumentów handlowych. Komunikaty budowane są ze standardowych kodowanych elementów składowych. Dokumentacja UN/EDIFACT może być pozyskana bezpośrednio z bazy danych ONZ. Zgodnie także z zaleceniami Komisji Europejskiej strony umowy mają poprzez wprowadzenie odpowiednich procedur zagwarantować autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Zalecenia Komisji Europejskiej wskazują także na konieczność stworzenia tzw. załącznika technicznego (Technical Anneks) do umowy, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych. W załączniku tym strony umowy powinny ustalić m.in.: wymogi operacyjne (sprzęt, środki komunikacji, kody zabezpieczające), przyjęte środki bezpieczeństwa, sposób przechowywania wiadomości EDI, limity czasowe reakcji, procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji oraz wymogów technicznych, a także wybrany sposób rozwiązywania sporów. Warto zaznaczyć, że system oparty na EDI umożliwia nie tylko elektroniczną wymianę faktur, ale także innych informacji biznesowych (zamówień, zawiadomień o wysyłce), i to również pomiędzy systemami, które są oparte na innych rodzajach oprogramowania.
Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej muszą być przechowywane w odpowiedni sposób. Zgodnie z przepisami, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur. Zasadniczo zatem faktury wystawione w wersji elektronicznej muszą być przechowywane na takich nośnikach, które zapewnią wydruk tych faktur dla potrzeb organów skarbowych, oraz ich przeglądanie. Ponadto faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
Reasumując, z przepisów wynika, że aby podatnik mógł wystawiać i przesyłać faktury w wersji elektronicznej, powinien:
1) uzyskać akceptację drugiej strony umowy, na otrzymywanie faktur w wersji elektronicznej,
2) wystawić, przechowywać i przesyłać faktury w wersji elektronicznej w odpowiedni sposób:
a) bezpiecznym podpisem elektronicznym,
b) wymiana danych zgodnie z EDI – w tym celu zawarcie także odpowiedniej umowy w tym zakresie oraz załącznika technicznego, który określa zasady wymiany danych pomiędzy kontrahentami,
3) zapewnić odpowiedni sposób przechowywania faktur, zapewniający:
a) dostęp do faktur poprzez ich przeglądanie, drukowanie,
b) taki sam format faktury w jakim zostały otrzymane,
c) autentyczność pochodzenia i ich integralność.
Nie zapewnienie powyższych elementów, powodować będzie sytuację, że wystawiony i przesłany dokument w wersji elektronicznej nie będzie w świetle przepisów podatkowych uważany za fakturę, a co za tym idzie, podatnik na podstawie tak przesłanego dokumentu nie będzie mógł udokumentować sprzedaży lub zakupu towaru i usług. Nie będzie mu zatem przysługiwało zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z tak udokumentowanym zakupem towarów lub usług, a także prawo do odliczenia podatku od towarów i usług.
W szczególności przesłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej faktury w wersji pliku PDF, JPG lub innego podobnego, nie zapewnia warunków do uznania tak wystawionych i przesłanych plików jako faktur w rozumieniu przepisów prawa. Zgodnie z interpretacją organów podatkowych, wystawiane, przesyłane, odbierane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury muszą posiadać co najmniej gwarancje niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancje integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Z powyższego wynika zatem konieczność opatrywania wystawionych faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który to rodzaj podpisu jako jedyny jest w obecnym stanie technicznym zagwarantować niekwestionowaną autentyczność pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Zatem w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 roku. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej[1] . Przesyłanie takich plików wymagałoby zatem opatrzenie ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, aby pliki te mogły zostać uznane za faktury w wersji elektronicznej.
Jarosław Olejarz
Porady prawne
[1] Decyzja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z 2006-01-30 PPB2-4407/I/79/2005 Izba Skarbowa w Katowicach Ośrodek Zamiejscowy w Bielsku-Białej
