Apostille to rodzaj zaświadczenia, na podstawie którego urzędowy dokument wydany na terytorium państwa, będącego stroną Międzynarodowej Konwencji w Hadze z 5 października 1961 r., jest w pełni respektowany na terytorium innego państwa- sygnatariusza Konwencji. Apostille zastępuje konieczność dokonania częstokroć kosztownego i uciążliwego procesu pełnej legalizacji dokumentów.
W miejsce legalizacji dokumentów dokonywanej do tej pory przez konsulów, Konwencja przewiduje jedynie opatrzenie dokumentu specjalnym poświadczeniem – apostille.
W Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r Nr 226 poz. 1817 z późn. zm.) zawarty został katalog dokumentów, jakich zamawiający ma prawo żądać od wykonawcy zagranicznego.
Zgodnie z § 4 Rozporządzenia w przypadku wykonawców mających siedzibę/ miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, do których złożenia zobligowani są wykonawcy mający siedzibę w Polsce, żąda się przedłożenia dokumentów wystawionych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie.
Jednocześnie ustawodawca przewidział obowiązek złożenia zaświadczenia pochodzącego z właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 p.z.p.
Stosownie do postanowień Rozporządzenia dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę. Dopiero w sytuacji zaistnienia wątpliwości co do treści takich dokumentów, zamawiający ma prawo zwrócić się do właściwych organów zagranicznych o udzielenie niezbędnych informacji w zakresie przedłożonego dokumentu.
Jak wynika z powyższego, polski ustawodawca nie zawarł obowiązku opatrzenia dokumentów składanych przez zagranicznego wykonawcę apostille, zatem w sytuacji złożenia dokumentów niezalegalizowanych brak jest podstaw do ewentualnego odwołania do KIO. Podobne stanowisko prezentowane jest w orzecznictwie KIO, która w wyroku z dnia 4 czerwca 2009 r. (KIO UZP 643/09, 656/09), uznała, że „ zgodnie z art. 3 ustępu drugi Konwencji, dołączenie apostille nie może być wymagane, gdy ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w Państwie, w którym dokument jest przedłożony, lub umowa pomiędzy dwoma lub większą liczbą Umawiających się Państw, zniosły lub uprościły legalizację lub zwolniły taki dokument z legalizacji. Na gruncie przepisów dotyczących zamówień publicznych nie wprowadzono obowiązku legalizacji dokumentów urzędowych w rozumieniu Konwencji.”
