Obecnie elektroniczne załatwianie spraw dotyczy głównie składania deklaracji podatkowych (choć nie wszystkich) oraz potwierdzania ubezpieczenia zdrowotnego (za pomocą systemu eWUŚ). W porównaniu do krajów zachodniej Europy, Polska wypada bardzo słabo w tym zakresie – za granicą wiele spraw urzędowych załatwimy nie wychodząc z domu. W naszym kraju konieczna jest osobista wizyta w urzędzie, a i wtedy nie mamy gwarancji, że załatwimy wszystko w ciągu jednego dnia (tak naprawdę takie sytuacje to rzadkość). Nic dziwnego, że bacząc na prośby obywateli rząd musiał w końcu zrobić porządek z elektronicznym załatwianiem spraw administracyjnych – tak żeby zaoszczędzić czas i pieniądze podatników.
Zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw, korzystne dla Polaków zmiany wejdą w życie już 11 maja 2014 r. Dzięki nowelizacji zwiększy się dostępność do systemu ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – pojawią się w nim nowe rozwiązania i lista spraw, które będziemy mogli załatwić przez Internet.
Przede wszystkim ujednoliceniu mają podlegać wzory wszystkich elektronicznych dokumentów, tak aby każdy urząd w Polsce udostępniał wzory obowiązujące w całym kraju (złe formularze będą usuwane z systemu). Dodatkowo każdy urząd będzie posługiwał się jednolitymi skrzynkami podawczymi. Dodatkowo urzędnicy będą musieli prowadzić postępowanie w formie elektronicznej, jeśli taką wolę wyrazi petent – nie będzie można odpowiadać mu w formie pisemnej. Ustawodawca wprowadza także fikcję prawną, jeżeli chodzi o doręczenia dokumentów elektronicznych – nieodebrane w systemie pismo przez okres 14 dni od jego umieszczenia w ePUAP będzie skutkowało uznaniem, że zostało doręczone do adresata. Szczególnie ważną informacją jest to, że zmiany w systemie pozwolą na elektroniczne udzielanie pełnomocnictw, składanie zeznań i wyjaśnień, wzywanie na rozprawę. Ciekawostką jest także to, że po spełnieniu odpowiednich wymogów wszelkie dokumenty potrzebne i wymagane w sprawie będzie można przesyłać drogą elektroniczną – chodzi o kopie dokumentów po ich uwierzytelnieniu kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym. Strony postępowania uzyskają wgląd do akt za pośrednictwem udoskonalonego systemu, zbędne stanie się zatem telefonowanie i osobiste stawiennictwo w urzędzie. Takie udogodnienie wprowadzono również do postępowania sądowoadministracyjnego w którym dopuszczono obrót (wnoszenie i doręczanie) dokumentów w formie elektronicznej oraz możliwość wglądu w akta sprawy w formie elektronicznej, bez konieczności osobistego stawiennictwa w siedzibie sądu. Jest to niewątpliwe ogromny postęp jak na polskie warunki. Złą wiadomością jest jednak to, że nie wszystkie sprawy załatwimy przez Internet – urzędy muszą zrewidować swoje możliwości w tym zakresie i podać listę spraw, które mogą być realizowane przez ePUAP. Na pocieszenie dodajmy, że liczba spraw urzędowych możliwych do przeprowadzenia w nowej formie komunikacji będzie większa, niż obecnie.
Oczywiście osoby, które nie mają dostępu do komputera lub nie wyrażą zgody na załatwianie spraw w tej nowoczesnej formie, nie muszą obawiać się nadchodzących zmian prawnych. Tradycyjna forma pisemna nie zostanie zlikwidowana, podobnie jak ma to miejsce w przypadku składania deklaracji podatkowych.
