Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym może być dokonywane na kilka sposobów. Regulacje zawarte w kodeksie postępowania administracyjnego przewidują możliwość dostarczenia pism do rąk własnych, przedstawicielowi ustawowemu lub pełnomocnikowi ustanowionemu. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się – za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. W razie niemożności doręczenia pisma (w mieszkaniu lub w miejscu pracy, bądź za pokwitowaniem np. sąsiadowi) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego lub w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta). Strony postępowania administracyjnego mogą również być zawiadamiane o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi. Wówczas zawiadomienie bądź doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni od dnia publicznego ogłoszenia.
W kodeksie postępowania administracyjnego uregulowana została także tzw. fikcja doręczenia. Pojęcie to oznacza sytuację, w której pomimo niedoręczenia pisma przyjmuje się, że adresat je otrzymał. Dzieje się tak w przypadku, gdy:
- pismo, w związku z tym, iż adresat nie mógł go odebrać, oczekiwało na odbiór przez 14 dni na poczcie lub urzędzie gminy bądź miasta, a adresat był dwukrotnie zawiadamiany,
- podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres nie istnieje lub nie jest zgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności,
- adresat odmawia przyjęcia pisma.
Ponadto, zgodnie z art. 39[1] kodeksu postępowania administracyjnego, doręczenie pisma możliwe jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.2)), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania:
- wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo
- wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.
za pomocą środków komunikacji elektronicznej – gdy strona (lub inny podmiot postępowania) wystąpiła o ten sposób doręczenia lub wyraziła na to zgodę.
UWAGA
Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 grudnia 2006 r. (sygn. akt III SA/Wa 1836/06) „Doręczenie pisma za pośrednictwem faksu nie jest doręczeniem za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, o którym mowa w art. 391 § 1 k.p.a.. Faks nie jest urządzeniem informatycznym, gdyż przez tego rodzaju urządzenia należy rozumieć komputery wyposażone w pamięć umożliwiającą zapisywanie i odtwarzanie danych. Z tego względu wysyłanie informacji pomiędzy urządzeniami faksowymi nie może być uznane za komunikowanie się za pomocą urządzeń tworzących zespół teleinformatyczny.”
