Każde stowarzyszenie działa poprzez wybrane władze. Przepisy powyższego aktu prawnego przewidują bowiem, że jedną z koniecznych informacji zawartych w statucie stowarzyszenia jest dokładne określenie jego władz, a także trybu dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje. Zgodnie z treścią art. 11 Prawa o stowarzyszeniach, najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. W sprawach, w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia, podejmowanie uchwał należy do walnego zebrania członków. Statut może przewidywać zamiast walnego zebrania członków zebranie delegatów lub zastąpienie walnego zebrania członków zebraniem delegatów, jeżeli liczba członków przekroczy określoną w statucie wielkość. W takich przypadkach statut określa zasady wyboru delegatów i czas trwania ich kadencji. Stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej.
Władze stowarzyszenia mogą ulegać zmianie, szczególnie gdy funkcjonuje ono przez dłuższy okres czasu. W związku z koniecznością przedstawiania aktualnych informacji na temat funkcjonowania tego podmiotu, każda zmiana w szeregach władzy stowarzyszenia wymaga zgłoszenia do odpowiedniego organu.
Informacje o zmianie członków władz stowarzyszenia (zarządu, komisji rewizyjnej) zgłasza się do KRS wypełniając właściwe formularze:
- KRS-Z20 – informacje ogólne identyfikujące fundację, a także informacje o składanych załącznikach,
- KRS-ZK – zmiana informacji o osobach wchodzących w skład organów.
Oprócz prawidłowego wypełnienie powyższych wniosków, przedstawiciele stowarzyszenia muszą dołączyć do nich dokumenty potwierdzające zmianę we władzach tego podmiotu. Wszystko musi odbywać się w zgodzie z procedurą określoną w statucie stowarzyszenia. W związku z tym, że wybór i odwołanie członków władz należy do kompetencji walnego zebrania członków dokumentami, o których mowa powyżej są:
- protokół z walnego zebrania członków wraz z listą obecności,
- uchwała walnego zebrania członków o wyborze/odwołaniu członków zarządu/komisji rewizyjnej.
Formularze podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji (mogą to być podpisy również nowych członków zarządu). Do wniosku trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty. Zmiana wpisu w rejestrze KRS rodzi różne wydatki, wszystko zależy tak naprawdę od praktyki sądu, w którym dokonaliśmy rejestracji naszego stowarzyszenia. Część sądów nie pobiera w ogóle opłaty za tego typu wpisy – uznając, że zgodnie z art. 17 ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, są one zwolnione z opłat za wpis do rejestr. Niektóre jednak sądu stoją na stanowisku, że zmiana władz stowarzyszenia KRS rodzi obowiązek poniesienia opłaty w wysokości 150 zł. Pamiętajmy także o opłacie w wysokości 250 zł – za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w przypadku zgłoszenia wpisu polegającego na zmianie dotychczasowych danych.
Ostatnią ważną informacją jest to, że jeżeli stowarzyszenie zostało zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców to koniecznym jest również złożenie poświadczonych notarialne albo przed pracownikiem sądu wzorów podpisów członków zarządu – dotyczy to nowych osób, które weszły w skład zarządu.
