Zgodnie z treścią art. 157 Kodeksu postępowania cywilnego, z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant sporządza protokół. Protokół sporządza się, utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego. Jeżeli ze względów technicznych utrwalenie przebiegu posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk nie jest możliwe, protokół jest sporządzany wyłącznie pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego. Przy wydawaniu wyroków zaocznych wystarcza zaznaczenie w aktach, że pozwany nie stawił się na posiedzenie, nie żądał przeprowadzenia rozprawy w swej nieobecności i nie złożył żadnych wyjaśnień, oraz wzmianka co do ogłoszenia wyroku. Z posiedzenia niejawnego sporządza się notatkę urzędową, jeżeli nie wydano orzeczenia.
Zgodnie z § 95 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych, jeżeli protokół sporządzono za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, to upoważnionym podmiotom udostępnia się zapis dźwięku na informatycznym nośniku danych lub za pomocą konta w systemie teleinformatycznym. W razie przekazania sprawy innemu sądowi sąd ten otrzymuje dostęp do protokołu z posiedzenia sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, za pomocą systemu teleinformatycznego wraz z informacją o przekazaniu sprawy.
Mając na uwadze powyższe, prezes właściwego sądu będzie mógł w drodze zarządzenia udostępnić stronom, ich przedstawicielom lub pełnomocnikom wszelkie dane wynikające z elektronicznego protokołu. Jak podkreśla Ministerstwo Sprawiedliwości w niedalekiej przyszłości będzie można tego dokonać za pośrednictwem specjalnie do tego tworzonych kont w systemie teleinformatycznym. Po prawidłowej rejestracji i procesie uwierzytelnienia właściwe osoby będą mogły uzyskać dostęp do takiego konta, co jest równoznaczne z uzyskaniem dostępu do treści interesującego je e-protokołu. Co ważne, strona lub jej przedstawiciel będą mogli – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i za zgodą prezesa, udzielić dostępu do danych o sprawie innym osobom posiadającym konta w tym systemie, o ile tym osobom przysługuje uprawnienie do ich przeglądania. Jeżeli jednak jakieś osobie przestanie przysługiwać uprawnienie do przeglądania danych konkretnej sprawy, to strona lub jej przedstawiciel będą mogli w każdej chwili pozbawić jej dostępu do takich informacji.
Zgodnie z zapisami rozporządzenia udostępnianie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przeprowadzonej rozprawy będzie mogło odbywać się także w budynku sądu – nie każdy bowiem ma dostęp do Internetu. W tym celu są już tworzone specjalne sale, w których w spokoju i ciszy można przesłuchiwać, a niekiedy także oglądać zapis protokołu. Oczywiście musimy pamiętać, ze niedopuszczalne będzie samodzielne kopiowanie e-protokołu przez stronę, czy jej przedstawiciela. Z drugiej jednak strony, sąd wyda zapis dźwięku z adnotacjami na informatycznym nośniku danych na wniosek każdego zainteresowanego. Protokół z posiedzenia jawnego sporządzony za pomocą urządzenia rejestrującego udostępniany będzie dodatkowo w budynku sądu za pomocą urządzenia służącego do odtworzenia zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku, albo poprzez wydanie zapisu dźwięku na informatycznym nośniku danych.
Podstawa prawna:
[art.157 k.p.c. (Dz.U.2014.101 j.t.)]
[§ 95 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U.2014.259 j.t.)]
