Niezależnie od tego jaki charakter wykazuje spółka cywilna, niezbędnym krokiem do jej powołania i prawidłowego funkcjonowania jest jej rejestracja. Pierwszym krokiem jest jednak sporządzenie umowy spółki. Jak była mowa wcześniej umowa taka powinna przybierać formę pisemną, a jej podstawowymi składnikami powinny być nazwa spółki, lista wspólników, przedmiot prowadzonej działalności, wartość i rodzaj wniesionego wkładu oraz czas na jaki zawarto umowę.
Pamiętajmy, że umowa spółki cywilnej może zostać zawarta zarówno na określony jak i nieokreślony wymiar czasu, nie jest też obowiązkowe, aby została potwierdzona przez notariusza czy w jakikolwiek inny sposób.
Samo sporządzenie umowy nie jest jednak wystarczające, aby spółka mogła rozpocząć działalność na rynku. Kolejnym krokiem jest założenie przez każdego wspólnika działalności gospodarczej. Z racji tego, że spółka nie jest odrębnym bytem prawny, za wszelkie jej zobowiązania wspólnicy odpowiedzialni są solidarnie. W tym celu należy wypełnić formularz CEIDG-1 i złożyć do drogą elektroniczną za pośrednictwem strony http://prod.ceidg.gov.pl Procedura zakładania działalności gospodarczej nie jest skomplikowana, a na powyższej stronie krok po kroku dostępna jest pomoc przy wypełnianiu formularza. Jeśli posiadamy zaufany profil na platformie epuap.pl lub elektroniczny podpis kwalifikowany, to cała procedura będzie mogła odbyć się z dowolnego miejsca, byleby tylko mieć dostęp do Internetu. Inaczej będziemy musieli wydrukować formularz i prawidłowo wypełniony zanieść do Urzędu Miasta lub Gminy celem złożenia podpisu na wniosku. Pamiętajmy, że wnioski są także dostępne w lokalnych Urzędach.
Kolejnym krokiem jest zgłoszenie spółki do właściwego ze względu na siedzibę spółki Urzędu Skarbowego. Na tę czynność mamy tylko 14 dni, licząc od daty wskazanej na umowie spółki. Zgłoszenie wiąże się z koniecznością poniesienia podatku od czynności cywilnoprawnych – w tym celu składamy do właściwego Urzędu Skarbowego deklarację PCC-3. Będąc w US nie zapomnijmy także o złożeniu druku NIP-2 oraz NIP-D celem uzyskania NIP dla nowej spółki. Trzeba w tym celu wziąć ze sobą wpisy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej każdego ze wspólników, zaświadczenie o przyznanym spółce numerze REGON, akt prawny do lokalu, w którym będzie jej siedziba, a także numer firmowego rachunku bankowego. Jeśli wspólnicy zadecydują, że będą podatnikami VAT, muszą w imieniu spółki złożyć kolejny wniosek, tym razem VAT-R, wówczas spółka stanie się płatnikiem podatku VAT.
Następnie spółka musi uzyskać swój indywidualny nr REGON, co zobowiązuje wspólników do wycieczki do Głównego Urzędu Statystycznego. Wystarczy, aby jeden ze wspólników wraz z umową spółki oraz zaświadczeniem o wpisie do CEIDG każdego ze wspólników udał się do GUS i wypełnił wniosek o nadanie REGON.
Jeśli spółka zamierza zatrudniać pracowników, to należy zgłosić ją jako płatnika składek za osoby zatrudnione – w tym celu należy wypełnić druk ZUS ZPA, a także ZUS ZUA albo ZUS ZZA (formularze dotyczące objęciem pracowników właściwymi ubezpieczeniami). W spółce zatrudniającej pracowników składa się oddzielne deklaracje ZUS DRA za każdego ze wspólników i dodatkową za wszystkich pracowników. Z drugiej jednak strony, jeżeli spółka nie zatrudnia pracowników, to płatnikami składek są sami wspólnicy – w myśl zasady każdy za siebie.
Na zakończenie pamiętajmy, że każda zmiana danych wspólnika wymaga aktualizacji wniosku CEIDG-1.
