Spis treści
Czym jest podróż służbowa?
Podróż służbowa ma swoją definicję. Jest nią wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy powołując się na wyrok SN, podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:
- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
- na polecenie pracodawcy,
- w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.
– a wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie – (wyrok SN z dnia 22 lutego 2008 r., I PK 208/07).
Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w kompleksie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne. Czas podróży nie musi i nie ma być wykorzystywany do pełnienia pracy w interesie pracodawcy – (wyrok SN z dnia 3 grudnia 2009 r., II PK 138/09).
Należności z tytułu podróży służbowej w kraju
Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju można ustalić w:
- układzie zbiorowym pracy
- regulaminie wynagradzania
- umowie o pracę.
Jeżeli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie masz obowiązku ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki te mogą się znaleźć w umowie o pracę.
Zastosowanie znajdują także przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zatem rozporządzenie o podróżach służbowych dotyczy tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:
- diety (przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków)
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Niekiedy pracownik w podróży krajowej lub zagranicznej korzysta z własnego samochodu osobowego lub motocykla. W takiej sytuacji liczbę przejechanych kilometrów mnoży się przez stawkę za kilometr i zwraca mu tak obliczone koszty. Stawka zależy od rodzaju pojazdu i nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli:
- 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3
- 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3
- 0,69 zł – dla motocykla
- 0,42 zł – dla motoroweru.
Pracodawca zwraca też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość. Mogą to być np: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.
Podstawa prawna:
Art 77 (5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.).
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.).
