Aktem stanu cywilnego określamy pojedynczy wpis w księdze stanu cywilnego, który określa stan cywilny konkretnej osoby. Polski system prawny przewiduje tylko trzy rodzaje aktów stanu cywilnego – akt urodzenia, akt małżeństwa oraz akt zgonu.
Jak była już mowa na samym początku, każdy człowiek musi mieć uregulowany stan cywilny, to znaczy, że nie może istnieć osoba, która nie miałaby własnego aktu urodzenia, małżeństwa czy śmierci. Jest to kluczowa kwestia, bowiem wpływa na prawidłowość pozycji prawnej osób fizycznych w systemie legislacyjnym danego kraju. Czasami zdarza się, że na skutek różnych zdarzeń akta te ulegają zniszczeniu. W tym celu ustawodawca wprowadza instytucję ich odtwarzania.
Podstawowym aktem prawnym w omawianym zakresie jest ustawa z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgodnie z jej zapisami, w akcie stanu cywilnego nie można dokonywać żadnych zmian, chyba że ustawa stanowi inaczej. Można jedynie sprostować oczywisty błąd pisarski. W razie zaginięcia lub zniszczenia całości lub części księgi stanu cywilnego, odtwarza się treść aktu stanu cywilnego wraz ze wzmiankami dodatkowymi na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu. W razie zaginięcia lub zniszczenia całości lub części księgi stanu cywilnego, treść odpisu aktu wpisuje się do ksiąg stanu cywilnego na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu, jeżeli istnieje odpis aktu. Treść odtworzonego aktu wraz ze wzmiankami dodatkowymi oraz treść odpisu aktu wpisuje się do ksiąg stanu cywilnego urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu w zaginionej lub zniszczonej księdze. Jeżeli akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu został sporządzony za granicą, a uzyskanie odpisu aktu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami, można odtworzyć jego treść na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu.
Pamiętajmy, że odtworzenie aktu stanu cywilnego następuje w urzędzie stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy lub ostatniego miejsca zamieszkania tej osoby w kraju. Przepisy mogą jednak wprowadzać wyjątki od tej zasady. Aby odtworzenie było skutecznie przeprowadzone, wnioskodawca oprócz przedłożenia pisma inicjującego takiej postępowanie powinien mieć przy sobie dowód osobisty – jest to bowiem dokument potwierdzający jego tożsamość. Wnioski w omawianej materii dostępne są w urzędach stanu cywilnego. Ważne jest także uiszczenie opłaty w wysokości 39 zł, którą przelewamy na rachunek bankowy właściwego urzędu. Nie zapomnijmy przy tym dołączyć do naszego wniosku potwierdzenie dokonanej wpłaty. Przydatne mogą okazać się także inne dowody potwierdzające zniszczenie lub zaginięcie całości lub części księgi stanu cywilnego – dokumenty i protokoły przesłuchania stron i świadków. Urząd stanu cywilnego załatwia przedmiotowe sprawy praktycznie w ciągu 1 miesiąca, przy czym w sprawach szczególnie skomplikowanych okres ten może zostać wydłużony do 2 miesięcy. Jeśli decyzja dotycząca odtworzenia akt stanu cywilnego nie będzie dla nas zadowalająca – innymi słowy będzie ona odmowna, możemy odwołać się od niej do właściwego wojewody, za pośrednictwem kierownika urzędu w terminie 14 dni od jej doręczenia.
