Dotychczasowy obowiązek dokonywania corocznie szeregu kontroli powoduje nadmierne obciążenie poszczególnych sędziów penitencjarnych w sytuacji braku takiej konieczności organizacyjnej. W toku sprawowanego nadzoru penitencjarnego sędziowie obecnie sporządzają obszerną dokumentację sprawozdawczą i podejmują szereg czynności biurokratycznych. Zaangażowanie sędziów okręgowych w działalność nadzorczą niewątpliwie wpływa na organizację ich pracy orzeczniczej związanej ze sprawowaniem przez sądy wymiaru sprawiedliwości. Dlatego założeniem projektowanych zmian jest odciążenie sędziów penitencjarnych od działalności nadzorczych – na rzecz działalności orzeczniczej.
W projektowanym art. 4 ust. 1 wskazano sposób wykonywania nadzoru penitencjarnego, gdzie przewidziano dwie formy kontroli, stanowiące wyraz nadzoru penitencjarnego wykonywanego przez sędziego penitencjarnego, a mianowicie wizytację i lustrację. Przepisy projektu zakładają, że wizytacje jednostek kontrolowanych przeprowadzane będą zgodnie z uprzednio ustalonym planem, a ich przedmiot będzie obejmował całokształt spraw podlegających kontroli i ocenie. Wizytacje zakładów karnych byłyby przeprowadzane nie rzadziej niż raz na cztery lata, a pozostałych jednostek nie rzadziej niż raz na dwa lata. Rozróżnienie wskazanych częstotliwości wizytacji wynika z faktu zróżnicowanego przedmiotu działalności wskazanych jednostek. W przypadku zakładów karnych nie zachodzi konieczność częstego wizytowania tych jednostek i to obejmującego całokształt działalności zakładu. Natomiast w pozostałych przypadkach konieczność większej częstotliwości wizytacji wynika z charakteru podstaw izolacji osób przetrzymywanych w przedmiotowych jednostkach. Lustracje natomiast, zgodnie z projektem, charakteryzuje doraźny tryb, a ich przedmiot dotyczy określonej problematyki z zakresu działalności jednostki. Sędzia penitencjarny przeprowadzałby lustrację z urzędu w uzasadnionych przypadkach wówczas, gdy zachodziłoby uzasadnione podejrzenie występowania uchybień w funkcjonowaniu jednostki oraz w tych samych przypadkach na polecenie prezesa sądu okręgowego, apelacyjnego lub według uznania Ministra Sprawiedliwości.
W szczegółowy sposób określono wymogi formalne oraz zawartość treści, którym powinno odpowiadać sprawozdanie z przebiegu. Sprawozdanie powinno być sporządzone w terminie 14 dni od zakończenia wizytacji, a następnie w terminie 30 dni od zakończenia wizytacji przesłane uprawnionym organom. W przypadku sformułowania zaleceń powizytacyjnych sędzia penitencjarny z urzędu będzie zobowiązany przekazywać właściwym organom informacje z wykonania tych zaleceń. Sprawozdania z wizytacji będą podlegały ocenie pod względem spełnienia wymogów formalnych we właściwej przedmiotowo komórce organizacyjnej Ministerstwa Sprawiedliwości.
Ponadto, prezes sądu okręgowego raz na cztery lata będzie przygotowywać plany wizytacji w zakresie nadzoru penitencjarnego, które przedstawi prezesowi właściwego sądu apelacyjnego w terminie do 31 października, a ten następnie w terminie do 30 listopada właściwej przedmiotowo komórce organizacyjnej Ministerstwa Sprawiedliwości. W projektowanych przepisach jako zasadę przyjęto stałość i niezmienność planów wizytacji, które mogą ulegać modyfikacji tylko w wyjątkowych sytuacjach. Wskazana została możliwość aktualizacji planów w przypadku utworzenia bądź likwidacji jednostki podlegającej wizytacji. Przewidziano zmiany terminów wizytacji jedynie w wyjątkowych okolicznościach i wyłącznie za zgodą prezesa sądu okręgowego. Na prezesa sądu okręgowego nałożono obowiązek zawiadomienia o przedmiotowych okolicznościach prezesa sądu apelacyjnego oraz Ministerstwa Sprawiedliwości.
Mając powyższe na uwadze należy zaznaczyć, że projektowane zmiany przepisów zakładają skuteczność i zasadność nadzoru penitencjarnego sprawowanego periodycznie czasowo, przy uwolnieniu zaangażowania kadry orzeczniczej od konieczności przeprowadzania szeregu biurokratycznych czynności.
